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2021/5/21 ブログ 「メールという手紙」

就活時に応募した企業からきたメールへの返信にはどういったことを意識しましたか?

意識したことは2つあります。まず私はメールの返信の早さを意識しました。即時に返事することは信用に値します。
私自身がこの団体で、スタッフ活動する中で習慣づいたことです。返信が早いとなにが良いか。それは予定が早く決定することができたり、仕事が自分に回ってきやすくなります。

次に、返信の内容を丁寧に書くことを意識しました。
文面は会話と違ってその場で齟齬を訂正することは難しいです。だからこそ丁寧により具体的に書くことを心掛けました。例えば数字を具体的に使うことや、短文にすることで相手に分かりやすくすることを心掛けました。

ドットジェイピーのスタッフ活動の中で参加学生からの問合わせ時に意識していることはどんなことですか?

意識していることは3つあります。

1つ目は、相手が何を知りたいかをはっきりさせることです。
何事も相手が望むことを知ることでこちらもそれ相応の対応をすることができます。
そのためには相手とのコミュニケーション能力が大切になってきます。日ごろの会話からが練習になると考えていて、私だったら言葉のニュアンスだけでなく声のトーンや対面で話しているときはジェスチャー等にも気を付けるようにしています。
また相手が知りたいこと1に対して10返すくらいの気持ちで丁寧に対応します。
そうすると、相手を満足させることが出来ます。
これは私がインターン生のときにスタッフの人がそのようにしてくださったのでそれを真似しています。賢い人、行動が一流の人の行動を真似していくことで私自身も成長できると考えています。

2つ目は、言葉遣いを丁寧にすることです。
相手との会話で優しいことばを使うことで、
相手を安心させるとこが出来ます。
クッション言葉というものがあるように、日本の文化とも関係してくるが相手の心を読み、相手のことを思いやるところが特徴である。それを学生にも使っています。

3つ目は、具体的に伝えることです。
例えば待ち合わせをするときも明日の10時とかではなく、明日〇月〇日〇曜日の10時とかしっかりと具体的に述べることを心掛けています。そうすることで間違いを防げます。

私は、この3つを意識することでこれからも相手に伝えるときに注意していきたいと思います。
これは学生に限らず、これからの社会に出てからの生活でも活用できると思います。こういう積み重ねをすることで人からの信頼を得られることが出来ると思うし、気遣い上手にもなれると考えます。

栃木支部 中島風花

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