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2021/5/24 ブログ 「就活時の企業からのメールに対しての5つのポイント」

就活時に応募した企業から来たメールへの返信にはどういったことを意識しましたか?

(熊本支部 柏原圭佑)

私が就活時に企業へのメールの返信で意識したことはたくさんありますが、その中でも特に注意深く意識したことが五つあります。

第一に、メールの件名は忘れずに記載すること。そして、件名と本文に必ず大学名と名前を入れて名乗り出ることです。なぜなら、相手側の企業は毎日大量のメールのやり取りを行っているため、件名がないと企業側がメールを見落としたり、スパムメールと思われてしまう可能性があるからです。また、件名と本文に大学と名前を入れることで、相手側に自分の詳細を覚えてもらうことが出来ます。

第二に、件名と本文は分かりやすく簡潔に述べることです。先ほど述べた通り、企業は毎日多くの人とメールのやり取りをしています。そのため、長くてだらだらした文を送ってしまうと、忙しい企業側はメール内容を把握することが出来ない可能性があります。例えば、件名では「面接日程変更のお願い」「熊本大学の松田史也です」のように、誰からどんな内容のメールを送っているかがしっかりと把握することが大切です。

第三に、本文では言葉遣いを丁寧にして敬語を絶対に間違わないこと、そして、誤字や脱字に気を付けることです。企業は「その人を採用するか」ということで自分たちを見てきます。もしも企業が「言葉遣いがしっかりとしていない」、「誤字や脱字がたくさんある」メールを読んだ場合、企業はその人に対してマイナスなイメージを持ってしまいます。このリスクを防ぐためにも本文の作成後は言葉遣いと敬語がしっかりとしているか、誤字や脱字がないかなどをしっかりと見直す必要があります。

第四に、企業からのメールの返信は出来る限り早く行い、絶対にその日のうちに行うことです。また、勤務時間外でのメールの送信は避けて、なるべく9時から17時までの間にメールを送信することも大切です。そもそも最低限の社会人のマナーとして、相手の仕事が終わったプライベートの時間にメールを送信するのは失礼ですので、企業がメールを確認する勤務時間内の9時から17時の間なのでその時間帯にメールを送信する必要があります。

第五に、企業に対してしっかりと感謝の気持ちを伝えることです。忙しい中、自分のメールを読んでいただいたわけですので、最低限の社会人のマナーとして、相手に感謝の気持ちを伝えることが大切です。
就活を行う人の中には、採用は実際の面談で判断されるので、メールのやり取りは適当でも大丈夫と考える人がいます。しかし、面談前のメールのやり取りでその人の人柄がわかったりして、その後の面談で影響されてきます。これから就活を行う人はしっかりとしたメールのやり取りを学習する必要があります。

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