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2021/5/20 ブログ 「メールを送るにあたって」

就活時に応募した企業からきたメールへの返信にはどういったことを意識しましたか?

私は「メールに関するルール」と「メールを送る目的」の2点を意識し、就活時に応募した企業からきたメールに返信していました。

メールのルールに関しては、意識していらっしゃる方も多いのではないでしょうか?

私が気をつけていたたのは宛先となるメールアドレス、企業名や担当者名に誤字脱字がないかでした。宛先が誤っているとメールを届けることができないし、誤字脱字があるとそれだけで失礼で注意力のない学生だと思われてしまう可能性があるからです。

他にも、件名や前文の分かりやすさにも気をつけていました。
企業の方々は日々膨大な量のメールをやり取りしているので、企業の方々が都合のいい時に確認できるよう徹底的に簡潔さを意識していました。件名であれば用件が一目で分かるくらい端的で具体的に、前文であれば自己紹介やお礼を沿えて誰からのメールでどんな内容か把握できるようにといった感じです。相手の時間を奪うことほど失礼なことはないので、分かりやすいメール作成を心掛けていました。

私たちはNPO法人ドットジェイピーとしてインターンシップ事業を展開するにあたり、学生や議員といった方々と社会人同様に関わります。そのため、基本的なメールに関するルールだけでなく適切な言葉遣いや返信の速度などを意識し、信頼を得ることができるように常に活動していました。

ドットジェイピーでのスタッフ活動を通して、就活でも役立つメールに関するルールを身に着けていたため、就活中それほど困ることはありませんでした。

また、企業のメールへの返信時に意識していたことのひとつに「メールを送る目的を常に念頭におくこと」がありました。

私は就活を始めたばかりのころ、忙しい中時間を割いてくださった企業の方々にお礼を伝えるためだけにメールを送ってました。

議員インターンシップ期間中に取り組んだ政策立案コンテストで、問題に対してどうアプローチすれば解決へ導いていくことができるのかということを考えていたので、目的と手段を常に意識するようになりました。

議員インターンシップを終えて自分の考え方が変わってからは企業に感謝を伝えるだけでなく、内省し自分の想いを伝えるための手段としてメールを捉えるようになっていました。

メールを作成していくにあたり、自分が説明会や訪問などで得たことを言語化していきます。言語化し振り返ったことをもとに、特に印象に残ったことや魅力に感じた内容をまとめていきました。
まとめる際はただ「職場環境がよかった」とするよりも、「社員のみなさまが意見を出し合い、当事者意識をもって仕事に取り組んでいる環境に魅力を感じた。」という風に自分が何に惹かれたかが分かるようにしていました。

きちんと自分のなかで体験を振り返ることで、その企業が自分の就活の軸に沿った企業なのかも同時に考えることができました。

典型的なお礼の文章を送ってしまうのではなく、自分が説明会や訪問を通して感じたことを振り返り、企業とコンタクトをとることができる数少ない場のひとつとして捉えていくと、企業からのメールへの返信をもっと有効に使っていくことができるかもしれません。

議員インターンシップという一見就活に直接関わりがなさそうなことでも、政策を考えるプロセスを通して自分の考え方を豊かにすることができました。議員インターンシップは多様な価値観に触れることができる絶好の機会です。少しでも興味がございましたらお気軽に説明会を聞いてみてください。(兵庫支部 赤坂美緒)

議員インターンシップの説明会はこちらからお願いします。
https://internship2021.dot-jp.or.jp/politician

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