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2021/5/20 ブログ 電話対応の体験」

ドットジェイピーのインターンシッププログラムで電話対応することはありますか?電話対応の際のエピソードがあれば教えてください

(関西GN2支部 藤岡蓮)

僕はドットジェイピーの春期ソーシャルインターンシップに参加しました。インターンシッププログラムにおいて電話対応をする機会がありました。今回は、その際のエピソードについて述べていきたいと思います。

では、実際どのようにして電話をする機会があったかを挙げていきたいと思います。まず一つ目が、受入団体の代表様に、活動内容について相談させていただいたとき。次に、尼崎市役所にお伺いの連絡をしたとき。最後に、イベント協力のために小学校に相談をさせていただいたときです。これらすべて、僕たちインターン生が企画していたイベント運営の流れであった経験です。したがって、事務所にかかってくる電話の受け答えをするよりも、多くの方々と電話でお話しする機会があったのではないかと考えています。さらに、初対面の方とさまざまな内容についてお話するので、敬語を瞬時に使える力は身についたと感じています。

それでは、僕が体験した三つの体験について個別に述べていきたいと思います。

まず初めに、受入団体の代表様にイベント活動内容について相談させていただいたときについてお話します。これはすべての体験に共通する話なのですが、電話の前に、伝えておくべき、話したい項目を紙などにメモをしていました。最初のほうは失敗を気にしてしまったり、焦ってしまって、内容を忘れてしまうことも多いと感じたので、簡単な内容でも念のためにメモをしておくことで安心して電話に対応できました。それに加えて、最も重要視したことは、初めにどのような用件でお電話したかを明確にすることです。この体験の場合は代表様に相談することが目的でした。よって、「代表様ですか。」と確認した後に、簡単に相談すべき点を提示するようにしていました。もちろん、緊張して忘れてはいけないので、そのこともメモに書いて、そばに置いていました。

次に、市役所の役員の方にお伺いの電話をしたときです。この電話の目的は、自分たちのイベントに協力してほしいというお願いの内容でした。ですから、ある程度企画の内容が決まった状態で、しっかりとした内容であることを証明し、協力する価値がある。と思ってもらう必要がありました。この際は、受入団体の代表者様のときよりもっと緊張した雰囲気になると感じていました。そこで、項目別にメモするのではなく、ある程度文章を紙に書いてそれをメモするようにしました。その結果、読むだけで相手に伝わるので、すらすらと会話が進んでいった記憶があります。

最後に、イベント関連で小学校にビラ配りの許可をとったときの体験です。このときにはある程度、自分の頭のなかで話を組み立てていけるようになっており、あまりメモを書いてそれを見ることは少なかったです。しかし、ビラを渡すために、いつ頃に子どもたちが下校するのかを知る必要がありました。そのため、今度はその時間を記すためのメモを取りました。低学年は〇時ごろ、中学年は…という風に、それぞれ時間帯をおっしゃったので、その後に、低学年は〇時ごろ、というように復唱して、確認するようにしました。自分がメモした内容があっているかの確認に加えて、復唱することで内容を自分の頭にインプットすることもできるのではないかなと考えています。

以上、僕が体験した電話対応の際のエピソードです。要件を簡潔に伝えること、不安であればこちらの要件等をメモに取っておくこと、新たに抑えておくべき情報はメモしておくこと、伺った情報に漏れがないか確認をとること。これらを意識することで自信をもって電話対応をして、これからも丁寧な対応に努めていきたいです。

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